Travel Risk Management: obblighi del datore di lavoro e il ruolo della ISO 31030

In uno scenario caratterizzato da crescente mobilità professionale, instabilità geopolitica e rischi sanitari transfrontalieri, la gestione della sicurezza dei lavoratori in trasferta è diventata una variabile strutturale per qualsiasi organizzazione che operi con personale all’estero. La trasferta non è un’eccezione al perimetro di applicazione della normativa sulla salute e sicurezza: è, a tutti gli effetti, una fase del ciclo lavorativo che richiede valutazione, prevenzione e protezione al pari di qualsiasi altra attività aziendale. La UNI ISO 31030:2021, adottata in Italia da UNI, offre alle organizzazioni un riferimento internazionale strutturato per governare questa transizione da un approccio informale a un presidio sistematico e documentato del rischio di viaggio.

Il quadro normativo: gli obblighi in capo al datore di lavoro

L’artt. 2087 del Codice Civile stabilisce che il datore di lavoro è tenuto ad adottare le misure necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei propri lavoratori, senza distinzione di luogo di prestazione.

Ne consegue che il datore di lavoro è tenuto, in ogni caso, a rispettare gli artt. 17, 28 e 29 del D.Lgs. 81/2008, i quali obbligano a effettuare la valutazione di tutti i rischi connessi alla mansione e al luogo di lavoro, inclusi quelli derivanti dall’attività lavorativa svolta all’estero, e a riportarne l’esito nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR).

Concretamente, il datore di lavoro che invia personale in trasferta deve ottemperare ai seguenti obblighi, non delegabili ai sensi dell’art. 17 del D.Lgs. 81/2008:

• Valutazione dei rischi specifici della trasferta, con aggiornamento del DVR che includa una sezione dedicata alle missioni e ai Paesi di destinazione, comprendente rischi geopolitici, sanitari, ambientali, logistici e culturali.
• Informazione e formazione del lavoratore sui rischi del Paese di destinazione, con particolare attenzione alle differenze normative, culturali e sanitarie rispetto al contesto abituale di lavoro.
• Sorveglianza sanitaria ai sensi dell’art. 41 del D.Lgs. 81/2008: in presenza di rischi generici aggravati connessi alla trasferta, il medico competente deve esprimere un giudizio di idoneità specifico per ciascun lavoratore coinvolto nella missione.
• Adozione di misure equivalenti a quelle previste dalla normativa italiana anche nei Paesi extra-UE, laddove la legislazione locale non garantisca livelli di tutela comparabili.
• Definizione di procedure chiare per la gestione delle emergenze all’estero, inclusi piani di evacuazione e protocolli di comunicazione con il lavoratore.

La giurisprudenza ha confermato la responsabilità del datore di lavoro distaccante: la Corte di Cassazione (sentenza n. 2626, sez. IV, 5 febbraio 2014) ha stabilito che il datore di lavoro deve preventivamente accertare la sussistenza di adeguate condizioni di sicurezza sul posto di lavoro all’estero, anche tramite sopralluogo o acquisizione di documentazione specifica.

Le conseguenze della mancata conformità

La mancata valutazione dei rischi specifici della trasferta o la sua omessa inclusione nel DVR espone il datore di lavoro e il dirigente alle sanzioni previste dall’art. 55, comma 1, lett. a), del D.Lgs. 81/2008, aggiornate dal decreto ministeriale del 20 settembre 2023 (rivalutazione del 15,9% dal 1° luglio 2023): arresto da tre a sei mesi oppure ammenda da 3.556,60 a 9.112,57 euro. In caso di violazioni che coinvolgano più di cinque lavoratori le sanzioni sono raddoppiate; oltre dieci lavoratori, triplicate. A queste sanzioni si aggiungono, nei casi più gravi, le responsabilità penali per lesioni colpose o omicidio colposo ai sensi del Codice Penale, nonché la responsabilità amministrativa dell’ente ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, qualora l’azienda non abbia adottato un Modello di Organizzazione e Gestione adeguato.

La UNI ISO 31030:2021: colmare il gap tra obbligo normativo e pratica operativa

La UNI ISO 31030:2021 “Gestione del rischio nelle trasferte. Linee guida per le organizzazioni” è la prima norma internazionale, adottata in Italia da UNI nel 2021, specificamente dedicata alla gestione strutturata dei rischi legati ai viaggi di lavoro. Il suo ambito di applicazione è trasversale: riguarda organizzazioni di qualsiasi settore e dimensione, incluse le PMI, che inviino personale verso destinazioni diverse dalla sede abituale di lavoro.

La norma introduce e struttura il concetto di duty of care, il dovere del datore di lavoro di tutelare la sicurezza fisica, mentale e il benessere generale del lavoratore in ogni circostanza, anche durante il viaggio. La UNI ISO 31030:2021 non si limita a ribadire questo principio: fornisce un approccio operativo per sviluppare, implementare, valutare e revisionare una travel risk policy e un programma di gestione del rischio di viaggio articolato nei seguenti elementi fondamentali:

• Comprensione del contesto organizzativo e identificazione degli stakeholder rilevanti per le trasferte aziendali.
• Valutazione del rischio di viaggio: analisi di minacce geopolitiche, sanitarie, ambientali, logistiche e di sicurezza personale per ogni Paese o area di destinazione.
• Trattamento dei rischi identificati: definizione e attuazione di misure preventive e protettive proporzionate al profilo di rischio.
• Comunicazione e consultazione: procedure di briefing pre-partenza, canali di contatto durante la missione e protocolli di rientro.
• Monitoraggio e revisione continua del programma, con aggiornamento in base all’evoluzione del contesto e agli esiti di eventi critici.
• Pianificazione di scenari ad alto rischio: procedure predefinite per rapimento, riscatto, evacuazione medica e instabilità politica.

L’implementazione della UNI ISO 31030:2021 supporta le aziende nell’adempimento degli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/2008 e costituisce, secondo UNI, una misura che consente di dimostrare che il datore di lavoro ha adottato strumenti di tutela dei dipendenti, adempiendo ai propri obblighi esclusivi, personali e non delegabili. La norma è inoltre integrabile con altri sistemi di gestione già adottati dall’azienda, in particolare con la ISO 45001 (salute e sicurezza sul lavoro) e la ISO 22301 (continuità operativa).

Perché il Travel Risk Management è una leva strategica per le imprese

Per le aziende che prevedono trasferte ricorrenti, adottare un sistema strutturato di Travel Risk Management non è soltanto un adempimento normativo: è una scelta che produce effetti concreti e misurabili sul piano organizzativo, legale e reputazionale.

I vantaggi principali di un presidio strutturato includono:

• Riduzione dell’esposizione a rischi fisici, sanitari, geopolitici e ambientali per il personale viaggiante, con valutazione sistematica di ogni destinazione.
• Difendibilità legale rafforzata in caso di incidenti o contenziosi legati alle trasferte: la documentazione prodotta nell’ambito del programma TRM costituisce evidenza dell’adozione di strumenti di tutela.
• Conformità integrata al D.Lgs. 81/2008 e al Modello 231, con aggiornamento strutturato del DVR e presidio documentato del rischio da viaggio.
• Continuità operativa e resilienza organizzativa, grazie a piani di risposta predefiniti per scenari di emergenza.
• Rafforzamento della fiducia dei lavoratori nelle procedure aziendali e miglioramento dell’employer branding, fattore rilevante in un mercato del lavoro sempre più attento al benessere del personale.
• Coerenza con standard internazionali riconosciuti da oltre 70 Paesi, con impatto positivo sulla reputazione nei confronti di clienti, partner e investitori internazionali.

Per le PMI, spesso prive di funzioni dedicate alla gestione del rischio, la UNI ISO 31030:2021 rappresenta uno strumento scalabile e proporzionato, applicabile anche a realtà con volumi limitati di trasferte ma con esposizione a destinazioni a rischio medio-alto.

Cosa fare concretamente

Le organizzazioni che inviano personale in trasferta possono avviare un percorso strutturato in cinque passi:

1. Mappare le trasferte in corso e quelle ricorrenti, classificando destinazioni per profilo di rischio (Paesi UE, extra-UE, aree instabili o critiche).
2. Integrare il DVR con una sezione dedicata alle trasferte, includendo la valutazione dei rischi specifici per ciascuna destinazione in base alle fonti ufficiali disponibili.
3. Definire o aggiornare la travel policy aziendale in coerenza con la struttura della UNI ISO 31030:2021, includendo procedure di briefing pre-partenza, canali di contatto durante la missione e protocolli di emergenza.
4. Coinvolgere il medico competente per la sorveglianza sanitaria dei lavoratori in missione, con specifico riferimento ai rischi generici aggravati connessi alla destinazione.
5. Formare il personale che effettua trasferte sui rischi specifici del Paese di destinazione e sulle procedure aziendali da seguire in caso di emergenza.

Il Travel Risk Management è oggi uno degli ambiti in cui la conformità normativa e la tutela strategica del capitale umano convergono con maggiore chiarezza. Anticipare la strutturazione di un presidio TRM, spesso sottovalutato, significa governare un rischio reale con strumenti riconosciuti, evitare esposizioni legali evitabili e rafforzare la capacità dell’organizzazione di operare con continuità in contesti internazionali complessi.