La protezione di chi segnala illeciti nel contesto di lavoro si regge su una figura precisa, il gestore del canale interno, che riceve le segnalazioni, dialoga con il segnalante e ne cura il seguito. Quando il gestore è in conflitto di interessi sulla segnalazione, per esempio perché coinvolto nei fatti segnalati, o resta assente per più di una settimana, il canale rischia di restare senza un destinatario imparziale o disponibile. Per questi due casi le Linee guida ANAC n. 1/2025 sui canali interni di segnalazione indicano la figura del sostituto del gestore whistleblowing, da individuare prima che il problema si presenti.

Le Linee guida sono state approvate dal Consiglio dell’ANAC con la delibera n. 478 del 26 novembre 2025 e pubblicate sul sito dell’ANAC, con avviso nella Gazzetta Ufficiale, Serie generale n. 300 del 29 dicembre 2025. Riguardano tutti i soggetti tenuti ad attivare il canale interno, pubblici e privati.

Chi gestisce il canale secondo il D.Lgs. 24/2023

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 affida la gestione del canale interno a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato, con personale specificamente formato, oppure a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale formato. Il gestore rilascia l’avviso di ricevimento entro sette giorni, mantiene le interlocuzioni con il segnalante, dà diligente seguito alla segnalazione e fornisce riscontro entro tre mesi dall’avviso o, se l’avviso manca, dalla scadenza dei sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le Linee guida del 2025 leggono l’autonomia come imparzialità e indipendenza. Il gestore opera in modo neutrale rispetto alle parti e senza interferenze, e le sue valutazioni non possono essere subordinate al previo esame dell’organo di indirizzo, cioè l’organo titolare delle funzioni di indirizzo amministrativo e organizzativo, al quale spetta un’attività di monitoraggio generale sul corretto funzionamento della procedura. Il gestore è anche l’unico soggetto che può ricevere la segnalazione, e il soggetto interno che la riceve per errore la trasmette al gestore entro sette giorni, dandone notizia al segnalante.

Quando il gestore è in conflitto di interessi

Le Linee guida indicano come esempi di conflitto la coincidenza del gestore con la persona segnalante o con la persona coinvolta o comunque interessata dalla segnalazione, e le situazioni di conflitto tipiche e atipiche richiamate dall’articolo 51 del codice di procedura civile, che disciplina l’astensione del giudice, e dagli articoli 6 e 7 del codice di comportamento dei dipendenti pubblici, su conflitti d’interesse e obbligo di astensione. Per l’ANAC la disciplina di questo conflitto serve a tutelare in modo effettivo chi segnala, perché evita che la stessa persona riceva la segnalazione e sia coinvolta nei fatti.

L’atto organizzativo, cioè il documento interno con cui l’impresa definisce compiti e poteri del gestore, modalità di ricevimento e processo di gestione delle segnalazioni, o il modello di organizzazione e gestione del D.Lgs. 231/2001 per le imprese che lo hanno adottato, deve quindi disciplinare le ipotesi di conflitto. Le Linee guida ritengono opportuno individuare nello stesso atto, prima che il conflitto si presenti, un sostituto del gestore che prenda in carico la segnalazione e ne assicuri una gestione autonoma e riservata.

Se la gestione è affidata a un organo collegiale e il conflitto riguarda un solo componente, secondo le Linee guida può bastare l’obbligo di astensione di quel componente.

Assenze oltre sette giorni e continuità del canale

Il secondo caso è l’assenza. Le Linee guida ritengono opportuno prevedere un sostituto anche quando il gestore è assente in modo prolungato, e in nota indicano che può considerarsi prolungata un’assenza superiore a sette giorni. È lo stesso termine entro cui il decreto chiede di rilasciare l’avviso di ricevimento, e un periodo di ferie di due settimane lo supera. Le Linee guida chiudono il tema chiedendo che l’atto organizzativo o il modello 231 disciplini sia le ipotesi di conflitto sia quelle di assenza del gestore, individuando per questi casi un apposito sostituto.

Cosa cambia rispetto all’indicazione ANAC del 2023

Il decreto del 2023 non nomina il sostituto. Nella relazione illustrativa delle Linee guida approvate con la delibera ANAC n. 311 del 12 luglio 2023 l’ANAC ritiene che, quando il gestore si trova in conflitto di interessi su una specifica segnalazione, per esempio perché segnalato o segnalante, ricorra una delle condizioni per rivolgersi all’ANAC con una segnalazione esterna, perché non si può assicurare un seguito efficace.

Le Linee guida del 2025, dedicate ai canali interni, integrano quelle del 2023 senza sostituirle né modificarle. Le Linee guida del 2023 sono state aggiornate a parte, lo stesso 26 novembre 2025, con la delibera ANAC n. 479, su aspetti diversi dal conflitto del gestore.

La novità sta a monte. Le Linee guida del 2025 aggiungono il sostituto come primo rimedio interno, individuato prima che il conflitto si presenti. Le Linee guida del 2025 non dichiarano superata l’indicazione della relazione del 2023.

I requisiti del sostituto e la scelta della persona

Per il sostituto valgono i requisiti richiesti dalla legge e i principi che le Linee guida fissano per il gestore. Deve quindi essere autonomo e specificamente formato e, secondo le indicazioni dell’ANAC, conoscere l’organizzazione dell’ente, con una preferenza per una buona conoscenza in campo giuridico. Le regole sul conflitto valgono per il gestore interno come per quello esterno. Le Linee guida non precisano se il sostituto debba essere interno o esterno e rinviano ai requisiti di legge, che per il gestore ammettono entrambe le soluzioni. Un soggetto esterno, per le Linee guida, può trattare i dati personali come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

Fra i principi richiamati c’è quello sul cumulo degli incarichi, che le Linee guida illustrano con il responsabile della protezione dei dati, il DPO. Negli enti di grandi dimensioni o a struttura complessa, secondo l’ANAC, il DPO per quanto possibile non dovrebbe coincidere con il gestore. Negli enti di ridotte dimensioni, che una nota individua in quelli con una media inferiore a cinquanta dipendenti, la coincidenza è ammessa con una valutazione specifica e motivata, quando la carenza di personale non consente di separare le due funzioni. La lettura prudente è applicare lo stesso criterio quando il DPO è indicato come sostituto, perché le Linee guida estendono al sostituto i principi fissati per il gestore.

Piccole imprese, canale esterno e sanzioni ANAC

Le Linee guida prevedono che negli enti di ridotte dimensioni che per carenza di personale non riescono a nominare un sostituto la segnalazione che riguarda il gestore in conflitto possa essere trasmessa direttamente all’ANAC attraverso il canale esterno. Per l’assenza prolungata del gestore in questi enti le Linee guida non indicano una soluzione specifica.

Il sostituto non compare fra gli obblighi scritti nel decreto. Le Linee guida, dopo averlo presentato come soluzione opportuna, chiedono che l’atto organizzativo lo individui per i casi di conflitto e di assenza, senza collegare in modo espresso la sua mancanza alle sanzioni. La procedura nel suo insieme resta però sotto il controllo dell’ANAC, che in base all’articolo 21 del decreto applica una sanzione da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti i canali, che non sono state adottate le procedure o che le procedure non sono conformi agli articoli 4 e 5, quelli che chiedono un gestore autonomo e ne fissano le attività, e anche quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Per la mancata istituzione dei canali, la mancata adozione delle procedure e le procedure non conformi le Linee guida indicano come responsabile l’organo di indirizzo, che risponde in solido con i suoi singoli componenti, cioè la sanzione può essere chiesta per intero all’organo e a ciascuno di loro, salva la rivalsa verso chi ha commesso la violazione. Le imprese con modello 231 devono inoltre prevedere nel sistema disciplinare sanzioni per i responsabili di questi illeciti.

Che cosa prevedere nella procedura whistleblowing

Le Linee guida, espressione del potere di indirizzo dell’ANAC, non fissano un termine per adeguare gli atti organizzativi e i modelli 231 già adottati. Per un’impresa che ha già un canale attivo la verifica riguarda il testo dell’atto organizzativo o del modello 231, che secondo le Linee guida disciplina le ipotesi di conflitto e di assenza prolungata del gestore e individua per questi casi un sostituto. I punti da controllare sono questi.

• Chi è il sostituto, persona o ufficio, interno o esterno, individuato prima che il conflitto si presenti e con gli stessi requisiti di autonomia e formazione del gestore.
• Le ipotesi di conflitto di interessi che lo fanno subentrare, a partire dalla coincidenza del gestore con il segnalante o con la persona coinvolta o interessata dalla segnalazione.
• L’assenza prolungata del gestore, che le Linee guida indicano come superiore a sette giorni, come secondo caso di subentro.
• L’obbligo di astensione del componente in conflitto, se il gestore è un organo collegiale.
• L’autorizzazione del sostituto interno al trattamento dei dati personali contenuti nelle segnalazioni oppure, per un sostituto esterno, la sua designazione come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

Il sostituto è un dettaglio organizzativo solo in apparenza. Da lui dipende che una segnalazione scomoda, quella che riguarda proprio chi dovrebbe gestirla, trovi dentro l’impresa un destinatario imparziale, ed è su questi casi che si misura la tenuta del canale. Affianchiamo le imprese nell’analisi di compliance della procedura whistleblowing e del modello 231 e nella costruzione della parte privacy del canale, perché il sistema di segnalazione regga anche nei casi in cui il gestore non può occuparsene.