Fiere, congressi, festival e manifestazioni sportive concentrano in pochi giorni consumi energetici, flussi di rifiuti, spostamenti di persone e catene di fornitura molto ramificate. È una delle ragioni per cui committenti, sponsor e proprietari di location possono chiedere garanzie verificabili sulla gestione degli impatti, e non semplici dichiarazioni di intenti. Uno strumento per darle è la UNI ISO 20121, la norma internazionale sui sistemi di gestione sostenibile degli eventi, che dal 3 aprile 2026 esiste in una sola edizione valida ai fini della certificazione accreditata.

A chi si applica la norma e chi non è coinvolto

La ISO 20121 è una norma volontaria e non discende da un obbligo di legge. Nessuna impresa è tenuta ad adottarla per il solo fatto di organizzare eventi, e la chiusura del periodo di transizione non introduce un adempimento nuovo per chi non si è mai certificato. Secondo la presentazione pubblicata da ISO, la norma ammette inoltre più modi per dimostrare la conformità, dall’autodichiarazione fino alla certificazione di terza parte.

Il perimetro toccato dalla scadenza è quindi preciso e riguarda le organizzazioni che hanno un certificato rilasciato sotto accreditamento, cioè da un organismo di certificazione accreditato e riconoscibile dal marchio Accredia. Per queste organizzazioni il passaggio all’edizione 2024 era la condizione per mantenere valido il certificato. Chi non ha mai avviato un percorso di certificazione non subisce invece alcuna conseguenza diretta.

La nuova edizione e il ritiro di quella precedente

La seconda edizione della norma è stata pubblicata il 3 aprile 2024 e ha ritirato nello stesso giorno la prima. I numeri vanno tenuti distinti, perché la versione internazionale superata è la ISO 20121:2012, recepita in Italia come UNI ISO 20121:2013, e un certificato può riportare l’uno o l’altro riferimento pur rimandando allo stesso testo ormai ritirato.

L’impianto generale non cambia, perché il sistema resta costruito sulla significatività degli aspetti economici, ambientali e sociali dell’evento. Cambia il contenuto dei requisiti, e con esso lo schema di certificazione, rivisto dalla Circolare informativa Accredia DC n. 18/2024 del 16 maggio 2024 nelle tipologie di soggetti certificabili, nei tempi di verifica e nei programmi di certificazione. Accredia è l’ente unico nazionale di accreditamento, cioè il soggetto che riconosce e sorveglia gli organismi che rilasciano i certificati.

Cosa cambia rispetto alla UNI ISO 20121:2013

Il primo blocco di novità riguarda l’analisi che sta a monte del sistema. Le definizioni sono state aggiornate e ampliate, e nella determinazione dei temi rilevanti l’organizzazione deve ora includere in modo esplicito gli impatti sociali, economici e ambientali dell’evento. Fra gli strumenti di analisi compaiono a titolo di esempio l’analisi SWOT, che mette a confronto punti di forza, debolezze, opportunità e minacce, e l’analisi PESTLE, che legge il contesto politico, economico, sociale, tecnologico, legale e ambientale. Nello stesso processo diventa possibile ricorrere a valutazioni di materialità e di doppia materialità. La doppia materialità, nell’accezione corrente del termine, considera sia l’effetto dell’evento sull’ambiente e sulla società sia il modo in cui fattori esterni possono incidere sulla sua riuscita.

Il secondo blocco riguarda i documenti di vertice. La dichiarazione di scopo e valori prevista dall’edizione precedente diventa un documento di missione più ampio, che comprende la missione dell’organizzazione, i benefici sociali, ambientali ed economici attesi e i rischi connessi alle attività svolte. La politica di sviluppo sostenibile, quando possibile, deve ora contenere una visione di lungo periodo compresa fra tre e dieci anni sugli obiettivi di sviluppo sostenibile dell’evento e dell’organizzazione, e deve essere firmata dall’alta direzione. Il controllo di gestione del sistema è svolto da uno o più rappresentanti dell’alta direzione dell’organizzazione.

Il terzo blocco è quello con l’effetto più immediato sulla catena di fornitura. Sponsor e partner sono ora considerati parte interessata e, quando conferiscono beni o servizi in natura, vengono equiparati ai fornitori della catena produttiva, con le stesse verifiche. L’organizzazione deve svolgere un’analisi approfondita delle caratteristiche di sostenibilità dei fornitori e dei loro prodotti, sia in fase di selezione sia in modo continuativo durante il rapporto, per accertare la coerenza con i propri obiettivi e con la propria politica. Le gare d’appalto devono inoltre rispettare criteri specifici di correttezza e trasparenza e rendere sostanzialmente possibile la partecipazione delle piccole imprese. A nostro giudizio è il requisito che si riflette più direttamente sui capitolati di allestimento, catering e servizi tecnici.

L’ultimo blocco riguarda i contenuti aggiunti in coda al testo. È stato inserito un nuovo allegato D che richiama i diritti umani e dei minori, e sono stati aggiunti rimandi ad altre norme ISO a supporto di aspetti specifici. Nella presentazione della nuova edizione ISO segnala inoltre una maggiore attenzione all’eredità dell’evento e all’inclusività, cioè a ciò che l’evento lascia al territorio e alle comunità dopo la sua conclusione. Il dettaglio dei requisiti si trova nel testo della UNI ISO 20121:2024, disponibile nel catalogo UNI.

Le scadenze della transizione e i certificati non aggiornati

Il calendario fissato dalla circolare si è ormai concluso, e va riletto per capire quale sia la situazione attuale dei certificati in circolazione.

• Dal 16 maggio 2024 Accredia non accetta più domande di accreditamento riferite all’edizione 2013.
• Entro il 3 gennaio 2025 gli organismi di certificazione già accreditati hanno dovuto completare la transizione del proprio accreditamento.
• Dal 3 aprile 2025 gli audit di sorveglianza e di ricertificazione, cioè le verifiche periodiche e il rinnovo del certificato, si svolgono esclusivamente sui requisiti della nuova edizione.
• Il 3 aprile 2026 si è chiuso il periodo di transizione.

Per conoscere la propria posizione basta controllare quale edizione della norma è indicata nel certificato e, in caso di dubbio, chiedere conferma all’organismo che lo ha emesso o consultare la banca dati Accredia delle organizzazioni certificate. Se il certificato riporta l’edizione 2024 resta valido secondo il programma previsto per il suo campo di applicazione. Se è stato rilasciato sotto accreditamento Accredia e riporta ancora l’edizione 2013, o la ISO 20121:2012, ha perso validità, non può riportare il marchio Accredia e deve essere revocato dall’organismo che lo ha emesso. Dopo la revoca l’organizzazione non dispone più di un certificato accreditato valido, e per tornare ad averne uno deve affrontare una nuova certificazione sull’edizione 2024.

Chi può certificarsi e che cosa attesta il certificato

La certificazione riguarda il sistema di gestione, non l’evento in sé. Il soggetto che la richiede deve essere costituito come soggetto giuridico contrattualmente identificabile nel certificato ed essere responsabile di stabilire, attuare, mantenere e migliorare in modo continuo il sistema. Può essere l’organizzatore o il proprietario dell’evento, o entrambi, e può coincidere con l’intera organizzazione, con una sua funzione o sezione specifica oppure con una o più funzioni all’interno di un gruppo di organizzazioni.

Lo schema Accredia distingue due campi di applicazione, cioè due possibili scope del certificato. Il primo, la categoria A, riguarda il sistema di gestione di uno o più eventi di cui l’organizzazione è responsabile, e in questo caso il certificato deve esplicitare a quali eventi si applica e quali fasi del ciclo dell’evento sono state verificate, dalla ricerca e ideazione fino alle attività successive alla conclusione. Il secondo, la categoria B, riguarda le attività correlate agli eventi, come concessione di location, catering, servizi di accoglienza, sicurezza, energia e servizi igienici mobili, e in questo caso il certificato deve chiarire in modo univoco quali aree, prodotti e servizi rientrano nel sistema.

Anche la durata del certificato dipende dal campo di applicazione. Per un singolo evento senza edizioni successive è allineata alle fasi del ciclo dell’evento, mentre per gli eventi con più edizioni e per le attività correlate è di tre anni.

La durata minima dell’audit, cioè della verifica svolta dall’organismo di certificazione, si calcola secondo l’Annex A del documento IAF MD 5:2023 richiamato dallo schema, ripubblicato senza modifiche sostanziali come Global ACI-TECH-3-004 e applicabile dal 28 agosto 2026, contando il personale dell’organizzazione coinvolto nel sistema di gestione. Per gli eventi di categoria A che includono la fase di implementazione si aggiunge la radice quadrata del numero stimato di persone coinvolte in quella fase, compresi allestimento e disallestimento, che non siano già state contate come personale dell’organizzazione, e fra i fattori che possono aumentare la durata figura anche il numero atteso di partecipanti. Un campo di applicazione che coinvolge più personale comporta quindi verifiche più lunghe.

La gap analysis sui documenti di sistema

Dopo il 3 aprile 2026 un’organizzazione con certificato accreditato valido è già stata verificata sull’edizione 2024. La gap analysis, cioè il confronto documentato fra il sistema in essere e i requisiti della norma, serve quindi a due platee diverse. Chi ha perso il certificato la usa per preparare la nuova certificazione. Chi è già certificato sull’edizione 2024 la usa per controllare che i requisiti nuovi reggano nel tempo, in vista degli audit di sorveglianza.

Il confronto riguarda tutte le novità elencate dalla circolare Accredia, ma a nostro giudizio fra i documenti da controllare per primi ci sono quattro elementi. Il primo è la politica di sviluppo sostenibile, che deve riportare la firma dell’alta direzione e, quando possibile, l’orizzonte di lungo periodo. Il secondo è il documento di missione, che deve contenere benefici attesi e rischi connessi e non soltanto una dichiarazione di valori. Il terzo è la registrazione dell’analisi dei temi rilevanti, che deve mostrare come sono stati considerati gli impatti sociali, economici e ambientali. Il quarto riguarda i contratti con sponsor e partner in natura, che vanno ricondotti alle stesse procedure di qualifica e di analisi continuativa applicate ai fornitori.

L’esito della ricognizione su questi documenti è netto. Se rispondono ai requisiti, quella parte del sistema è allineata. Se anche uno solo non risponde, quello è il documento da riscrivere prima della verifica, perché in audit lo scostamento può essere rilevato come non conformità, cioè come mancato rispetto di un requisito della norma.

Una certificazione che il mercato degli eventi può richiedere

La chiusura del periodo di transizione trasforma la certificazione accreditata in un dato binario, perché l’edizione precedente non offre più alcuna copertura. Per chi organizza eventi o fornisce servizi agli eventi questo significa che l’edizione del certificato non lascia più margini di interpretazione. Affianchiamo le imprese del settore nella lettura dei nuovi requisiti, nella revisione della documentazione di sistema e nella preparazione delle verifiche degli organismi di certificazione, con un approccio che tratta la sostenibilità dell’evento come una variabile organizzativa e non come un adempimento formale.