Negli ultimi anni l’intelligenza artificiale è entrata nelle imprese spesso dalla porta laterale. Non con un progetto dedicato, ma dentro strumenti già in uso, come il software che seleziona i curricula, il gestionale che propone i turni, la piattaforma che misura la produttività o il sistema di telematica che traccia i mezzi. Per chi gestisce il personale il passaggio chiave è riconoscere quando uno di questi strumenti fa scattare un obbligo verso i lavoratori, perché la legge italiana sull’intelligenza artificiale ha collegato espressamente il suo utilizzo agli obblighi di informativa già previsti per i sistemi automatizzati.

La Legge 23 settembre 2025, n. 132, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 223 del 25 settembre 2025 e in vigore dal 10 ottobre 2025, reca le disposizioni nazionali in materia di intelligenza artificiale e dedica al lavoro gli articoli 11 e 12. A poco più di un anno dall’entrata in vigore, l’informativa ai lavoratori sull’intelligenza artificiale è il primo adempimento da verificare per ogni impresa che usa strumenti digitali nella gestione del personale.

Che cosa prevede la legge 132/2025 per il rapporto di lavoro

L’articolo 11 fissa tre principi. L’intelligenza artificiale deve essere impiegata per migliorare le condizioni di lavoro, tutelare l’integrità psicofisica dei lavoratori e accrescere la qualità delle prestazioni. Il suo utilizzo deve essere sicuro, affidabile e trasparente e non può svolgersi in contrasto con la dignità umana né violare la riservatezza dei dati personali. Nell’organizzazione e nella gestione del rapporto di lavoro deve garantire l’assenza di discriminazioni legate a sesso, età, origine etnica, credo religioso, orientamento sessuale, opinioni politiche e condizioni personali, sociali ed economiche.

Il passaggio operativo è nel secondo comma. Il datore di lavoro o il committente è tenuto a informare il lavoratore dell’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei casi e con le modalità dell’articolo 1-bis del decreto legislativo n. 152 del 1997, la disposizione introdotta nel 2022 dal cosiddetto decreto trasparenza.

La legge non crea quindi un adempimento del tutto nuovo, e il confronto con la situazione precedente va letto così. Prima del 10 ottobre 2025 l’informativa sui sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati era già obbligatoria, ma nessuna norma di legge diceva espressamente che gli strumenti di intelligenza artificiale vi rientrassero. Dopo, il collegamento è scritto nella legge, insieme ai principi di sicurezza, trasparenza e non discriminazione. L’articolo 12 istituisce inoltre presso il Ministero del Lavoro un Osservatorio sull’adozione dei sistemi di intelligenza artificiale nel mondo del lavoro, con il compito di monitorarne l’impatto e promuovere la formazione di lavoratori e datori di lavoro. Dal 23 ottobre 2026 è in vigore anche il decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, attuativo della stessa legge, che dedica un capo all’intelligenza artificiale nelle professioni e nel lavoro e va letto insieme a queste regole. L’articolo 41 del decreto impone al datore di lavoro che si avvale di sistemi di intelligenza artificiale di assicurare che le decisioni finali sulla costituzione, sulla modificazione o sulla risoluzione del rapporto, compresi i provvedimenti disciplinari e le valutazioni delle prestazioni, non siano adottate unicamente sulla base di un trattamento automatizzato, riserva in ogni caso la decisione definitiva a una persona fisica che eserciti un potere effettivo e autonomo e richiede di assolvere l’informativa dell’articolo 1-bis prima dell’avvio del trattamento. Le attività di ricerca e selezione delle candidature non rientrano fra quelle decisioni finali, mentre il licenziamento e le altre decisioni adottate in violazione della regola sono nulli.

Quali strumenti fanno scattare l’obbligo di informativa

L’articolo 1-bis riguarda i sistemi che forniscono indicazioni rilevanti per l’assunzione o il conferimento dell’incarico, per la gestione o la cessazione del rapporto, per l’assegnazione di compiti e mansioni, oppure indicazioni che incidono sulla sorveglianza, sulla valutazione e sulle prestazioni dei lavoratori. Con il decreto-legge n. 48 del 2023 il perimetro è stato ristretto ai sistemi integralmente automatizzati, e restano esclusi quelli protetti da segreto industriale e commerciale.

La circolare del Ministero del Lavoro n. 19 del 20 settembre 2022, anteriore alla modifica del 2023, offre gli esempi più concreti, da rileggere alla luce del requisito dell’automazione integrale. Vi rientrano i chatbot usati nei colloqui, lo screening automatico dei curricula, l’assegnazione automatizzata dei turni, l’analisi della produttività e la determinazione della retribuzione tramite algoritmi di apprendimento automatico, oltre a strumenti come tablet, dispositivi indossabili, GPS e geolocalizzatori, riconoscimento facciale e sistemi di rating. Ne restano fuori i sistemi di rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita, quando non ne deriva una decisione del datore di lavoro presa in modo interamente automatizzato.

La verifica ruota su un criterio. Se lo strumento produce, senza un intervento umano determinante, indicazioni che pesano su chi viene assunto, su come si distribuiscono turni e mansioni o su come si valuta il lavoro, l’informativa è dovuta. Se invece l’intelligenza artificiale è solo un supporto di cui una persona rivede sempre il risultato prima di decidere, il caso è meno netto, perché l’articolo 1-bis non chiarisce quale intervento umano escluda l’automazione integrale. La lettura prudente è documentare come avviene quella revisione e, nel dubbio, fornire comunque l’informativa.

Che cosa deve contenere l’informativa e quando va consegnata

L’informativa va fornita prima dell’inizio dell’attività lavorativa, insieme alle informazioni ordinarie sul rapporto di lavoro, e deve indicare

• gli aspetti del rapporto di lavoro su cui incide il sistema;
• gli scopi e le finalità del sistema;
• la logica e il funzionamento;
• le categorie di dati e i parametri principali usati per programmare o addestrare il sistema, compresi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
• le misure di controllo sulle decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
• il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza, le metriche usate per misurarlo e i possibili impatti discriminatori di queste metriche.

Le informazioni vanno comunicate in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e devono arrivare anche alle rappresentanze sindacali aziendali o alla rappresentanza sindacale unitaria o, in loro assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Ogni modifica che cambia le condizioni di lavoro va comunicata per iscritto almeno 24 ore prima. Il lavoratore, anche tramite il sindacato, può chiedere accesso ai dati e ulteriori informazioni, e il datore di lavoro deve rispondere per iscritto entro trenta giorni.

Buona parte di questi contenuti, dalla logica del sistema ai dati di addestramento fino alle metriche di accuratezza, sta nelle mani del fornitore del software. Per questo l’informativa si prepara prima dell’acquisto o del rinnovo del contratto, non dopo.

Il rapporto con la privacy e con i controlli a distanza

L’articolo 1-bis chiede anche di integrare l’informativa con le istruzioni sulla sicurezza dei dati, di aggiornare il registro dei trattamenti e di svolgere un’analisi dei rischi e una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, la DPIA prevista dal Regolamento (UE) 2016/679, con consultazione preventiva del Garante quando ricorrono i presupposti dell’articolo 36 dello stesso Regolamento.

La stessa norma fa salvo l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Se lo strumento consente anche un controllo a distanza dell’attività, l’informativa non basta e resta necessario l’accordo sindacale o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, salvo che si tratti di strumenti usati dal lavoratore per rendere la prestazione o di strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Sono tre piani distinti, trasparenza, protezione dei dati e controlli a distanza, che per lo stesso software vanno affrontati insieme.

I divieti già in vigore e le regole attese con l’AI Act

Il Regolamento (UE) 2024/1689, noto come AI Act, vieta già dal 2 febbraio 2025 i sistemi di intelligenza artificiale che rilevano lo stato emotivo delle persone sul luogo di lavoro, salvo che siano usati per motivi medici o di sicurezza. Il divieto riguarda anche l’uso del sistema, per cui va verificato anche quando la funzione è inclusa in un software acquistato per altri scopi, per esempio una piattaforma di videoconferenza.

I sistemi usati per selezionare il personale, assegnare compiti in base al comportamento o alle caratteristiche personali e monitorare o valutare i lavoratori sono invece classificati ad alto rischio. Con il Regolamento (UE) 2026/1744, il cosiddetto Digital Omnibus, i relativi obblighi, compresi quelli di chi li utilizza, sono stati rinviati al 2 dicembre 2027. Da quella data il datore di lavoro che mette in servizio un sistema di questo tipo dovrà, fra l’altro, informarne prima i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati. L’informativa già dovuta oggi in base alla legge 132/2025 è il primo passo nella stessa direzione.

Le sanzioni per l’informativa mancante

La violazione degli obblighi di informativa sui sistemi automatizzati è punita dall’articolo 19 del decreto legislativo n. 276 del 2003 con una sanzione da 100 a 750 euro per ciascun mese di riferimento. Se la violazione riguarda più di cinque lavoratori la sanzione va da 400 a 1.500 euro, se ne riguarda più di dieci va da 1.000 a 5.000 euro e non è ammesso il pagamento in misura ridotta. La mancata comunicazione alle rappresentanze sindacali è punita, per ogni mese, con una sanzione da 400 a 1.500 euro.

A queste somme possono aggiungersi le sanzioni previste dal Regolamento (UE) 2016/679 per le violazioni in materia di protezione dei dati. Il conteggio mensile rende il costo della non conformità proporzionale alla durata, e un’informativa assente da anni pesa molto più di una irregolarità recente.

Come si prepara un’impresa che usa l’intelligenza artificiale

Il primo passo è un censimento degli strumenti che toccano il personale, dal software di selezione al gestionale dei turni, dalla telematica dei mezzi alle piattaforme di valutazione e agli assistenti di AI generativa messi a disposizione dei dipendenti. Per ciascuno si stabilisce se decide o monitora in modo integralmente automatizzato, se tratta dati dei lavoratori e se consente un controllo a distanza. L’esito divide gli strumenti in tre gruppi, quelli che richiedono informativa, quelli che richiedono anche la procedura dell’articolo 4 dello Statuto e quelli che non richiedono nulla oltre alle regole ordinarie sulla privacy.

Il secondo passo riguarda i contratti con i fornitori, che devono garantire le informazioni su logica, dati e accuratezza necessarie per l’informativa. Il terzo è una policy interna sull’uso dell’intelligenza artificiale, che dica quali strumenti sono ammessi, quali dati non vi si possono immettere e chi rivede i risultati prima che diventino decisioni. L’intelligenza artificiale sbaglia, e la responsabilità di una valutazione errata o discriminatoria resta al datore di lavoro e al titolare del trattamento, non al software. Tracciare chi ha deciso e su quali basi è ciò che permette di dimostrarlo.

Governare l’intelligenza artificiale nel rapporto di lavoro significa trasformare un obbligo di trasparenza in un presidio di fiducia verso le persone e in un vantaggio competitivo nei confronti di clienti e organi di controllo sempre più attenti al tema. Affianchiamo le imprese nella mappatura degli strumenti, nella redazione delle informative e delle valutazioni d’impatto e nella costruzione di policy che rendano l’innovazione sostenibile anche sul piano della compliance.