Fusioni, cessioni, conferimenti e affitti d’azienda sono passaggi ordinari nella vita di un’impresa, e portano con sé un patrimonio di autorizzazioni che il nuovo titolare eredita insieme a locali, impianti e personale. Tra queste c’è spesso quella relativa alle telecamere. Il tema del subentro nella videosorveglianza si pone ogni volta che l’impianto è stato autorizzato in capo a una società e oggi è utilizzato da un’altra, e la domanda è se l’autorizzazione dell’Ispettorato resti valida o se la procedura vada ripetuta da capo.

La risposta è nella nota n. 1881 del 25 febbraio 2019 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL), che sposta l’attenzione dal nome del titolare allo stato dell’impianto. Governare questo passaggio in modo ordinato consente di chiudere l’operazione societaria senza lasciare scoperto un adempimento che ha rilievo penale.

La regola di partenza nello Statuto dei lavoratori

L’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300 consente di impiegare impianti audiovisivi e altri strumenti da cui derivi anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori solo per tre ordini di ragioni, cioè esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale.

L’installazione richiede un accordo collettivo con la rappresentanza sindacale unitaria (RSU) o con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA). In mancanza di accordo o qualora non sia presente una rappresentanza sindacale, serve l’autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato, oppure della sede centrale quando le unità produttive ricadono nella competenza di più sedi. Il provvedimento viene rilasciato a un datore di lavoro determinato, per una finalità dichiarata e con prescrizioni precise sull’uso dell’impianto.

Il criterio dell’invarianza nella nota INL n. 1881 del 2019

La nota non introduce una procedura nuova e non modifica quella dell’articolo 4. Chiarisce come applicarla quando, per effetto di una modifica degli assetti proprietari, cambia la titolarità dell’impresa che aveva installato l’impianto. Le ipotesi richiamate sono fusioni, cessioni, incorporazioni, affitto d’azienda o di ramo d’azienda.

Secondo l’Ispettorato la soluzione va cercata negli aspetti sostanziali più che nei profili formali legati alla titolarità. Il mero subentro di un’impresa in locali già dotati di impianti non comporta di per sé alcuna illegittimità, purché ricorrano due condizioni. La prima è che l’impianto sia stato installato a suo tempo rispettando la procedura, con accordo collettivo o con autorizzazione. La seconda è che non siano mutati né i presupposti che lo legittimavano, cioè le esigenze dichiarate, né le modalità di funzionamento.

È questo il criterio dell’invarianza. Se l’impianto e le ragioni per cui è stato autorizzato sono rimasti gli stessi, l’accordo o l’autorizzazione continuano a valere anche per chi subentra.

Subentro e videosorveglianza, quando è sufficiente la comunicazione

Quando le due condizioni sono rispettate, l’Ispettorato ritiene opportuno che il titolare subentrante compia due passi, anche per consentire un efficace svolgimento di eventuali ispezioni. Il primo è comunicare all’ufficio che lo ha rilasciato gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Il secondo è rendere una dichiarazione con cui attesta che, con il cambio di titolarità, non sono mutati né i presupposti del rilascio né le modalità di uso dell’impianto.

La nota non fissa un termine per l’invio. La comunicazione ha comunque un valore pratico evidente, perché in caso di accesso ispettivo il provvedimento risulta intestato a un soggetto diverso da quello che utilizza le telecamere, e la dichiarazione è il documento che collega i due.

Diverso è il caso del semplice cambio di denominazione o di forma giuridica. Se codice fiscale e partita IVA restano gli stessi, il soggetto è il medesimo e l’autorizzazione rimane in capo a lui. Non c’è un subentro in senso proprio, e un aggiornamento dell’intestazione serve solo a evitare equivoci.

I casi che richiedono un nuovo accordo o una nuova istanza

La nota è netta sul punto opposto. Se manca l’invarianza dei presupposti, la procedura dell’articolo 4 va avviata di nuovo, e restano in ogni caso vietate le modalità di uso diverse da quelle già autorizzate. Le situazioni in cui l’invarianza viene meno sono riconoscibili:

• L’impianto viene usato per una finalità diversa o ulteriore rispetto a quella dichiarata, per esempio esigenze produttive accanto alla tutela del patrimonio.
• Le riprese vengono estese ad aree o reparti che l’accordo o l’autorizzazione non coprivano.
• Vengono attivate funzioni non previste, come la visione delle immagini in tempo reale da postazione remota o la registrazione dell’audio.
• Cambiano le modalità prescritte dal provvedimento, come i tempi di conservazione delle immagini o i soggetti abilitati ad accedervi.
• L’unità produttiva viene trasferita in un’altra sede.

La circolare INL n. 5 del 19 febbraio 2018 aiuta a misurare il peso di queste variazioni. Per l’Ispettorato non è fondamentale che il provvedimento indichi il numero esatto e la posizione delle telecamere, ma le riprese devono restare coerenti e strettamente connesse con le ragioni dichiarate. La stessa circolare ammette l’accesso da remoto in tempo reale solo in casi eccezionali e motivati, e chiede che gli accessi alle immagini registrate siano tracciati con registri conservati per almeno sei mesi.

Un’attenzione particolare merita l’impresa che occupa gli stessi locali senza aver rilevato l’azienda che li utilizzava. La dichiarazione di invarianza presuppone che le esigenze da tutelare siano le stesse per cui l’impianto era stato autorizzato, e un datore di lavoro diverso, con un’attività e un personale propri, è tenuto a verificare che sia davvero così prima di sottoscriverla.

Avviare di nuovo la procedura significa seguire l’ordine fissato dalla legge. Se nel frattempo in azienda sono state costituite RSA o RSU, la strada è l’accordo collettivo. L’istanza all’Ispettorato resta la via da percorrere solo in mancanza di accordo.

Le sanzioni per l’uso dell’impianto fuori dall’autorizzazione

La comunicazione di subentro non è presidiata da una sanzione propria. Lo è invece l’uso di un impianto privo di un titolo valido, ed è la situazione in cui si trova chi subentra e modifica finalità o funzionamento senza ripetere la procedura.

L’articolo 171 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 punisce la violazione delle regole sull’installazione con le pene dell’articolo 38 dello Statuto dei lavoratori. Si tratta dell’ammenda da 154 a 1.549 euro o dell’arresto da quindici giorni a un anno, con applicazione congiunta nei casi più gravi.

Gli adempimenti privacy che passano al nuovo titolare

La validità dell’autorizzazione non esaurisce il tema. Con il subentro cambia il titolare del trattamento, cioè il soggetto che secondo il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) decide finalità e mezzi del trattamento delle immagini e ne risponde.

La documentazione va quindi intestata alla nuova società. Rientrano in questo aggiornamento l’informativa ai lavoratori sulle modalità d’uso dell’impianto e sui controlli, i cartelli che segnalano l’area videosorvegliata, il registro delle attività di trattamento, le designazioni delle persone autorizzate a vedere le immagini e i contratti con i fornitori che gestiscono l’impianto. L’informazione ai lavoratori ha un peso specifico, perché lo Statuto subordina a essa la possibilità di utilizzare quanto raccolto ai fini del rapporto di lavoro.

Un passaggio da inserire nelle operazioni societarie

La videosorveglianza raramente compare tra le verifiche che precedono una fusione o un conferimento, eppure è uno dei pochi adempimenti in cui un’intestazione non aggiornata può comportare un rischio penale per il datore di lavoro. Trattarla come una voce stabile del passaggio di titolarità, accanto ai contratti e alle autorizzazioni ambientali, trasforma un possibile rilievo ispettivo in una pratica chiusa con una comunicazione.