La digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti procede da anni per soglie successive, con un calendario che ha distribuito gli obblighi tra categorie di operatori e tipologie di documento. La gradualità ha reso la transizione sostenibile, ma ha prodotto anche un effetto collaterale, perché la lunga convivenza con il regime precedente ha spinto molte imprese a rinviare l’adeguamento operativo fino al momento in cui l’alternativa cartacea sarebbe venuta meno. Quel momento è ora fissato.
Dal 16 settembre 2026 i soggetti iscritti al RENTRI, il Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti, devono emettere e gestire il formulario di identificazione dei rifiuti soltanto in formato digitale, nella forma che il sistema chiama xFIR. Il formulario, indicato anche con la sigla FIR, è il documento che accompagna ogni trasporto di rifiuti fuori dall’unità locale e ne certifica il percorso dal produttore all’impianto di destino. Il 15 settembre 2026 è l’ultimo giorno utile per la versione cartacea ed è anche la data dalla quale diventano applicabili le sanzioni sulla mancata o incompleta trasmissione al Registro dei dati contenuti nei formulari.
La norma che chiude il doppio binario
Il termine non è fissato dal decreto ministeriale n. 59 del 2023, che disciplina il funzionamento del Registro e aveva già reso ordinario il formato digitale. Arriva da una disposizione introdotta in sede di conversione del decreto milleproroghe, quindi assente nel testo originario, ed è questa la ragione per cui sul punto circolano ancora ricostruzioni imprecise.
La proroga è contenuta nell’articolo 13 del decreto-legge n. 200 del 2025, nel testo risultante dalla legge di conversione entrata in vigore il 1° marzo 2026. La disposizione consente di continuare a emettere il formulario in formato cartaceo fino al 15 settembre 2026, in alternativa alle modalità digitali. È una finestra di tolleranza e non una sospensione dell’obbligo, perché il formato digitale è il regime ordinario dal 13 febbraio 2026 e la carta è ammessa soltanto come modalità alternativa a termine.
Dal foglio vidimato allo xFIR, cosa cambia nel concreto
Fino al 15 settembre il formulario può ancora viaggiare su carta, nel modello introdotto dal decreto ministeriale n. 59 del 2023. Il produttore iniziale, cioè l’impresa da cui il rifiuto ha origine, lo vidima in digitale sul portale RENTRI, e la vidimazione è l’operazione con cui il documento riceve il proprio numero identificativo e diventa utilizzabile. Il modello si compone di quattro esemplari, uno resta al produttore alla partenza e gli altri accompagnano il carico. A destino il destinatario controfirma e data il documento, e la copia completa, quella che gli operatori chiamano ancora quarta copia, torna al produttore entro tre mesi dal conferimento. Se non arriva nei termini, il produttore annota l’esito sul registro cronologico di carico e scarico, il libro in cui ogni impresa segna le entrate e le uscite di rifiuti, con una registrazione di rettifica.
Dal 16 settembre l’intero ciclo si sposta sul sistema. Lo xFIR viene emesso e vidimato in digitale dal produttore o dal detentore, oppure dal trasportatore su richiesta, e prima della partenza deve riportare anche il nominativo del conducente e la targa dell’automezzo. Produttore e trasportatore lo sottoscrivono con firma digitale prima dell’avvio del trasporto, il destinatario firma alla presa in carico. Sono ammessi i certificati qualificati europei, la carta d’identità elettronica e la tessera sanitaria, oltre al certificato di firma remota rilasciato dal RENTRI e utilizzabile soltanto dentro il sistema.
Con il mezzo non viaggia più un fascicolo di copie. Il conducente deve avere il formulario digitale su un dispositivo mobile oppure una sua stampa cartacea, che serve al controllo su strada, non richiede firma autografa e non è soggetta all’obbligo di conservazione, perché vidimazione e compilazione restano comunque digitali. Cambiano anche i tempi di chiusura del ciclo, dato che il destinatario restituisce la copia completa attraverso il sistema entro due giorni lavorativi dalla presa in carico, in luogo dei tre mesi del regime cartaceo, e la restituzione vale per i rifiuti pericolosi e non pericolosi e anche nei casi di respingimento totale o parziale. Tutti i soggetti intervenuti nella movimentazione scaricano la copia completa entro novanta giorni dalla restituzione e la conservano per tre anni.
È definita anche l’ipotesi del sistema non disponibile. Il decreto direttoriale n. 25 del 5 febbraio 2026 distingue due situazioni. Quando l’indisponibilità dipende dal RENTRI e non da manutenzione programmata, l’avviso pubblicato nell’apposita sezione del portale abilita il ricorso al formulario cartaceo fino al primo giorno lavorativo successivo alla comunicazione di ripristino. Quando invece dipende da cause esterne all’operatore, come l’assenza di connettività o il malfunzionamento dei servizi di identificazione digitale, il formulario cartaceo va emesso con l’annotazione prevista dal decreto e l’operatore invia una dichiarazione via posta elettronica certificata entro il primo giorno lavorativo successivo al ripristino.
Il quadro attuativo è completo. Le modalità operative del formulario digitale, quelle di emergenza e le istruzioni di compilazione sono già state adottate, quindi il passaggio del 16 settembre non attende ulteriori decreti e non è ragionevole contare su un provvedimento successivo che sposti gli adempimenti.
Chi passa al digitale e chi continua con la carta
L’obbligo segue l’iscrizione al Registro. Sono tenuti a iscriversi gli enti e le imprese che effettuano il trattamento dei rifiuti, i produttori iniziali di rifiuti pericolosi, i trasportatori professionali, gli intermediari e i commercianti senza detenzione, e i produttori iniziali di rifiuti speciali non pericolosi derivanti da lavorazioni industriali e artigianali con più di dieci dipendenti. Chi produce soltanto rifiuti non pericolosi e occupa fino a dieci dipendenti resta fuori dall’obbligo di iscrizione e quindi anche dal formulario digitale.
Le finestre di iscrizione sono tutte chiuse. La prima ha riguardato impianti, trasportatori, intermediari e produttori di maggiori dimensioni, la seconda si è aperta il 15 giugno 2025 per chi occupa più di dieci e fino a cinquanta dipendenti, la terza è andata dal 15 dicembre 2025 al 13 febbraio 2026 e ha riguardato i produttori di rifiuti pericolosi fino a dieci dipendenti. Un soggetto obbligato che non risulta iscritto non ha davanti una scadenza da rispettare, ha un’irregolarità già sanzionabile oggi.
Il perimetro va letto insieme alle esclusioni introdotte dalla legge di bilancio 2026, la legge n. 199 del 30 dicembre 2025, che ha lasciato fuori dall’obbligo di iscrizione i consorzi e i sistemi di gestione, gli imprenditori agricoli anche quando producono rifiuti pericolosi, alcune attività di servizi alla persona individuate per codice ATECO e chi produce rifiuti pericolosi senza essere organizzato in ente o impresa. Questi soggetti continuano a usare il formulario cartaceo, che vidimano in digitale nell’area del portale RENTRI riservata ai produttori non iscritti, e non trasmettono dati al Registro.
Una conseguenza pratica riguarda chi sta in mezzo alla filiera. Il formato lo determina il produttore o il detentore che emette il documento, e tutti gli operatori coinvolti nella movimentazione lo gestiscono nello stesso formato. Un trasportatore iscritto continuerà quindi a maneggiare formulari cartacei ogni volta che ritira rifiuti presso un produttore non iscritto, e dovrà tenere operative entrambe le procedure anche dopo il 16 settembre.
Quanto costa la mancata trasmissione dei dati
Le sanzioni sono quelle del codice dell’ambiente, il D.Lgs. 152/2006, nel testo modificato in sede di conversione del milleproroghe. La mancata o incompleta trasmissione dei dati al Registro comporta una sanzione amministrativa pecuniaria da cinquecento a duemila euro per i rifiuti non pericolosi e da mille a tremila euro per i rifiuti pericolosi. La stessa misura si applica alla mancata o irregolare iscrizione al Registro, che però è sanzionabile già adesso e non beneficia di alcun rinvio.
Il differimento riguarda soltanto i dati contenuti nei formulari, per i quali le sanzioni si applicano a decorrere dal 15 settembre 2026. L’obbligo di trasmettere al Registro i dati dei formulari riguarda i rifiuti pericolosi e grava su produttori, trasportatori e destinatari iscritti, ciascuno nei termini previsti per le annotazioni sul registro cronologico, dieci giorni lavorativi per i produttori e per i trasportatori, due giorni lavorativi per gli impianti di recupero e smaltimento.
La coincidenza tra le due date non è casuale. La fine del regime alternativo cartaceo e l’avvio dell’applicabilità delle sanzioni sulla trasmissione sono stati allineati, costruendo un unico spartiacque oltre il quale la gestione cartacea del formulario non è più ammessa e il difetto di trasmissione diventa sanzionabile.
Le istruzioni di compilazione aggiornate a luglio 2026
A sei settimane dalla scadenza il quadro operativo è stato ritoccato. Il decreto direttoriale n. 210 del 31 luglio 2026, reso noto sul portale RENTRI il 5 agosto, ha aggiornato le istruzioni per la compilazione dei due modelli del sistema, il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti e il formulario di identificazione del rifiuto.
Le modifiche allineano il testo ai chiarimenti già pubblicati sul portale, correggono errori materiali e introducono indicazioni richieste dagli operatori. Non cambiano la sostanza dell’adempimento, ma cambiano il documento su cui va formato il personale, quindi chi ha predisposto istruzioni interne o materiali formativi nei mesi scorsi deve verificarne l’allineamento alla versione di luglio 2026.
Il dettaglio tecnico che può fermare un conferimento
Tra gli aggiornamenti dell’estate 2026 ce n’è uno che tocca la strumentazione e non la procedura. Dal 5 agosto 2026 l’applicazione RENTRI per il formulario digitale richiede come requisiti minimi Android nella versione 10 o successiva e iOS nella versione 16 o successiva.
È una condizione banale sulla carta e insidiosa nella pratica, perché i dispositivi impiegati nelle operazioni di carico e trasporto sono spesso più datati di quelli d’ufficio. Un terminale che non raggiunge il requisito non permette al conducente di esibire il formulario digitale, e la verifica dei dispositivi usati in piazzale va chiusa prima del 15 settembre, non nella settimana successiva.
Le verifiche da chiudere entro il 15 settembre
Il tempo residuo consente ancora un adeguamento ordinato. Ogni controllo ha un esito riconoscibile, che dice se l’impresa è pronta oppure dove si è fermata.
- Iscrizione al Registro e dati dell’unità locale. L’esito è positivo quando la posizione risulta attiva e i dati anagrafici corrispondono alla situazione reale dopo eventuali variazioni di sede o di attività .
- Certificati di firma digitale delle persone che emettono e sottoscrivono i formulari. L’esito è positivo quando ogni firmatario dispone di un certificato valido e non scaduto tra quelli ammessi dal sistema.
- Software gestionale. L’esito è positivo quando il gestionale dialoga con le interfacce del Registro nella versione corrente, oppure quando il personale è abilitato all’uso dell’area operatori e dell’applicazione dedicata.
- Dispositivi usati in conferimento e trasporto. L’esito è positivo quando ogni terminale rispetta i requisiti minimi di sistema operativo.
- Procedure interne e formazione degli addetti. L’esito è positivo quando entrambe sono allineate alla versione di luglio 2026 delle istruzioni di compilazione e comprendono la procedura da seguire quando il sistema non è disponibile.
- Accordo operativo con trasportatori e destinatari. L’esito è positivo quando è definito, per ciascun rapporto, se il conferimento viaggerà in digitale o resterà cartaceo perché il produttore non è iscritto.
I dati del Registro come strumento di gestione
La chiusura del doppio binario è l’ultimo passaggio di una riforma che ha un obiettivo più ampio dell’eliminazione della carta. Il Registro costruisce una base informativa continua sui flussi di rifiuti e restituisce alle imprese una visibilità sui propri dati fino a ieri disponibile solo a costo di elaborazioni manuali.
Per l’imprenditore questo apre una prospettiva che va oltre l’adempimento. Le quantità conferite, i codici dei rifiuti, gli impianti di destino e le rese dei processi diventano una serie storica interrogabile, utilizzabile per programmare i costi di smaltimento, per valutare l’efficienza produttiva e per la rendicontazione ambientale richiesta lungo la catena di fornitura. Affianchiamo le imprese negli adempimenti RENTRI, dall’iscrizione al Registro alla tenuta del registro cronologico di carico e scarico e all’emissione dei formulari, oltre che nell’aggiornamento delle procedure interne e nella formazione degli addetti.
